Schritt 1: Ist-Zustand
Schritt 2: Soll-Zustand
Schritt 3: Transformation
Schritt 4: Fit-for-future-Programm
Schritt 3Digitale Transformation, der dritte Schritt. Die Transformation
Dieses dritte Video hilft Ihnen, die Transformation zu bewältigen
– die Schritte vom Ist- zum Soll-Zustand.
Parallel zum ersten Video haben Sie den Ist-Zustand beschrieben. Das zweite Video hat Ihnen geholfen, den Soll-Zustand zu spezifizieren.
Dieses Video hilft Ihnen,
- diese Schritte Ihrer Transformation zu kennen, zu verstehen und selbst zu gehen,
- das Transformationsprojekt aufzugleisen,
- die Akzeptanz für das Projekt zu schaffen,
- die Projektorganisation zu bestimmen.
Ihr Umsetzungsplan (Teil 3)
Laden Sie sich Ihren Umsetzungsplan herunter und füllen Sie ihn aus. Damit schaffen Sie es,
- typische Projektziele zu identifizieren,
- die notwendigen Rollen im Projekt festzulegen,
- typische Tätigkeiten und damit die Aufwände zu bestimmen und
- Ihre Projekterfahrungen zu dokumentieren und davon zu lernen.
Damit haben Sie ein exemplarisches Projekt bestimmt.
Tipps für Ihren Umsetzungsplan
- Unter Score des Projekts notieren Sie, für welches Produkt, für welchen Markt und für welchen Prozess (z. B. Zulassung) Sie welchen Teil der dafür notwendigen Dokumente (z. B. Teil der technischen Dokumentation) künftig automatisiert auf Konformität geprüft haben wollen.
- Als Projektstart empfehlen wir Ihnen einen Termin in der nächsten Zukunft, z. B. am 02.11.2023. Das Projektende sollte zwischen einem und zwei Monaten später erreicht sein.
- Tragen Sie in die Tabelle "Projektteam" die Personen ein. Ergänzen Sie bei Bedarf und abhängig von dem gewählten Scope Zeilen, d. h. weitere Rollen und Personen.
- Gehen Sie beim Steering-Committee analog vor. Vergessen Sie nicht, die Frequenz zu bestimmen, in dem sich das Committee im Normalfall trifft. Für dieses Projekt sind je ein Treffen zu Beginn, in der Mitte und am Ende des Projekts ausreichend. Im Fall einer Eskalation bedarf es weiterer Treffen.
- Besprechen Sie mit dem Projektteam, wie Sie Ihr Projekt kommunizieren möchten. Notieren Sie Ihre Ergebnisse in der Tabelle "Kommunikation".
- Als nächstes übernehmen Sie den bereits ausgewählten Prozess in die erste Zelle in der Tabelle "Anzupassende Prozesse". Fügen Sie dann für jedes Vorgabedokument eine Zeile ein. Beispiele für Vorgabedokumente sind Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Templates, Formulare und Checklisten. Notieren Sie, falls diese Dokumente bereits in einem Tool abgebildet sind. Beschreiben Sie die für jedes Vorgabedokument notwendigen Änderungen und legen Sie die dafür verantwortliche Person fest.
- Im letzten Video, dem Soll-Zustand, haben Sie festgelegt, in welchen IT-Systemen die Daten künftig zu pflegen sind. Wählen Sie für das Beispielprojekt ein System aus, das im ausgewählten Prozess im Soll-Zustand verwendet werden soll. Das könnte z. B. das System sein, in dem Sie Ihre Zweckbestimmung verwalten wollen. Besprechen Sie dann mit der IT und weiteren Expert:innen, die in der dritten Spalte genannt sind, wie hoch die Aufwände für die Umsetzung sind und bis wann Sie die jeweiligen Aufgaben erledigt haben wollen.
Unser Tipp:
Mit diesem Projektplan gehen Sie bereits den dritten Schritt Ihrer digitalen Transformation. So eine Transformation besteht aus vielen einfachen kleinen Schritten. Fahren Sie heute mit dem dritten Schritt fort. Falls Sie dabei Hilfe benötigen, dann melden Sie sich.
Wir freuen uns auf das gemeinsame Webinar mit Ihnen am 19.10.2023!
